Khi chúng ta đi làm, chúng ta không thể luôn luôn tuân theo, hoặc làm theo đối phương (khách hàng, đồng nghiệp ...) được. Đôi khi cũng có trường hợp buộc phải từ chối đối phương đúng không? Tuy nhiên, việc chúng ta từ chối như thế nào cũng ảnh hưởng đến mối quan hệ trong công việc sau đó đôi chút. Như vậy từ chối như thế nào để không mất lòng đối phương, cùng tìm hiểu và học hỏi 1 số mẫu câu hữu dụng để dùng trong trường hợp khi cần nhé.
Những điểm cần lưu ý khi gửi mail từ chối
Những điểm mà bạn cần lưu ý khi gửi mail từ chối là : chốt vấn đề 1 cách rõ ràng, lưu ý đến ngôn từ sử dụng, thể hiện ý chí có lỗi khi từ chối.1 : Chốt vấn đề 1 cách rõ ràng
Khi thực hiện gửi mail từ chối. Ít nhất bạn phải thể hiện được cho đối phương hiểu bạn đang từ chối họ. Cho dù trong 1 số trường hợp rất khó từ chối, đặc biệt như đối với khách hàng chẳng hạn. Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng những từ ngữ không rõ ràng thì có thể họ không hiểu được ý đồ của bạn.Cần ghi rõ cho họ biết rằng bạn đang từ chối chứ không phải là bạn đang lưỡng lự, đang suy nghĩ hay là bạn đang do dự 1 điều gì đó...
2 : Lưu ý đến ngôn từ khi sử dụng
Cần thiết phải nói gõ cho đối phương hiểu bạn đang từ chối tuy nhiên nếu bạn chỉ nói 1 câu đơn giản như 「お断りします」 và kết thúc luôn thì sẽ rất nguy hiểm.Cần phải chú ý tránh sử dụng những từ ngữ cứng nhắc như vậy sẽ dễ gây ra mất lòng đối phương. Thay vào đó, chúng ta sẽ sử dụng những từ ngữ mềm dẻo hơn sẽ giúp đối phương dễ dàng vui vẽ chấp nhận hơn.
Vậy nên, trước khi sử dụng những từ ngữ từ chối chúng ta nên sử dụng các từ đệm như 「恐れ入りますが」, 「大変恐縮ながら」... hoặc là 「またの機会がございましたら、どうぞよろしくお願いいたします」
3 : Thể hiện ý chí có lỗi khi từ chối
Điểm này thì hơi gần giống với điểm chú ý ngôn từ 1 chút. Khi viết mail từ chối chúng ta cũng cần phải bổ sung thêm 1 số câu thể hiện sự có lỗi.Những câu thường hay được sử dụng trong business mail bao gồm : 「大変ありがたいお申し出ですが」「今後のご活躍をお祈り申し上げております」
Mặc dù đang từ chối tuy nhiên cần phải hết sức chú ý đến cảm xúc của đối phương để tránh làm phật lòng họ sẽ giúp việc giao tiếp của bạn có kết qủa tốt hơn.
Những câu từ chối thường được sử dụng trong tiếng Nhật
Khi viết mail từ chối có rất nhiều cách viết khác nhau, bạn nên nắm thật nhiều cách viết để có thể sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau.辞退させていただきます
ご期待に沿えず大変申し訳ありません
Câu thường đi kèm sau khi đã từ chối. 「ご希望に沿えず」 hoặc 「ご要望に沿えず」 đều được, thể hiện sự có lỗi khi đã từ chối.
今回は見送らせていただくこととなりました
Vì có thêm「今回は」nên nó không có nghĩa phủ định hoàn toàn, tức chỉ xin từ chối lần này thôi. Ngoài ra, cách sử dụng「見送らせていただく」thì sẽ mềm hơn 「お断りさせていただく」và dễ được chấp nhận hơn.
見送る cũng có thể được thay thế bằng 「見合わせる」 cũng được.
お力になれず申し訳ありません
Được sử dụng khi từ chối và không thể đáp ứng được nguyện vọng của đối phương về sản phẩm, hoặc không thể trả lời được các câu hỏi về sản phẩm chẳng hạn...
Một số email mẫu về từ chối trong tiếng Nhật
Bên dưới là 1 số mail mẫu về từ chối được sử dụng thực tế, bạn có thể tham khảo thêm.Mail từ chối bán sản phẩm vì hết hàng
件名： 弊社製品「■■」について
本文：
株式会社◯◯
●●様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の▲▲です。
この度は、弊社の製品「■■」についてのお問い合わせをいただき、
誠にありがとうございました。
しかしながら、「■■」はすでに廃版となっており、
弊社にも在庫がございません。
代替品として弊社新商品の「□□」をご検討いただきたく、
パンフレットのPDFを添付しております。
ご不明な点等がございましたらお申し付けください。
この度はご期待に沿えず、大変申し訳ございません。
今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
Trong trường hợp này, mặc dù sản phẩm mà khách hàng kỳ vọng đã hết hàng và không thể bán nên chúng ta sẽ tìm hiểu xem khách hàng đang tìm kiếm gì để đề xuất các sản phẩm khác tương tự chọ họ.
Như vậy thì vừa được lòng khách hàng và cũng cho ta thêm 1 cơ hội bán hàng khác.
Từ chối mua sản phẩm đã nhờ báo giá
件名： お見積もりについて
本文：
株式会社◯◯
●●様
お世話になっております。
株式会社△△の▲▲です。
先日はお見積もりをいただき、ありがとうございました。
社内で慎重な検討を重ねました結果、大変恐縮ですが、
今回はお取引きを見送らせていただくこととなりました。
ご期待に沿えない結果となってしまい、申し訳ございません。
またの機会がございましたら、ぜひよろしくお願いいたします。
末筆ではございますが、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
Mặc dù đã từ chối giao dịch mua hàng, tuy nhiên cũng thể hiện rõ sự cảm ơn phía họ đã báo giá giúp mình nên cũng sẽ nhận được ấn tượng tốt từ họ.
Từ chối tuyển dụng nhân sự
件名：
【株式会社△△】一般職選考結果のお知らせ
本文：
●●様
株式会社△△人事部▲▲と申します。
この度は、弊社の一般職採用にご応募いただき、
誠にありがとうございました。
社内で慎重に検討いたしました結果、誠に残念ながら、
今回は採用を見送らせていただくこととなりました。
ご希望に沿えない結果となり、申し訳ありません。
●●様の、より一層のご活躍をお祈り申し上げております。
Thông thường thì mail từ chối nhận việc đã có format sẳn như vậy, vậy nên lưu ý đối với loại mail này chúng ta chỉ chủ yếu nhân mạnh kết quả là được.
Cần nhớ thật nhiều cách từ chối khác nhau
Việc phải từ chối 1 vấn đề nào đó từ đối phương, dù đó là bạn bè thì cũng là việc rất khó khăn đúng không? vì vậy đối với business thì cũng là 1 vấn đề không hề đơn giản.Tuy vậy, 1 khi chúng ta đã quen thuộc và sử dụng đúng từ ngữ trong các ngữ cảnh khác nhau rồi thì đôi khi lại là 1 cơ hội tốt sẽ lại đến. vì vậy, đừng quên cố gắng nhớ thật nhiều cách từ chối khéo léo để giúp chúng ta có thể từ chối tốt hơn mà vẫn không bị đối phương buồn phiền.
Trên đây mình đã chỉ ra cho các bạn các lưu ý khi viết mail từ chối trong tiếng Nhật. Hi vọng bài viết hữu ích đối với bạn.
Like facebook Thư viện tiếng Nhật để cập nhật bài viết mới
