Các mẹo viết email tiếng Nhật trong doanh nghiệp

Trong phần trước, Thư viện tiếng Nhật đã chia sẻ về cách viết email tiếng Nhật chuẩn business với nội dung chính là phong cách viết email của người Nhật cũng như cấu trúc cơ bản của một email tiếng Nhật. Trong bài viết này, Mình sẽ mách bạn các mẹo bổ ích khi viết email tiếng Nhật trong doanh nghiệp Nhật nhé!

Hãy viết sao cho người đọc có thể dễ dàng hiểu được dù chỉ đọc 1 lần

Có phải mail dễ hiểu là mail buộc người đọc, phải đọc tới đọc lui nhiều lần? khi đọc được 1 chút, người đọc phải cuộn lên trên để xem lại, sau khi xem lại rồi tiếp tục cuộn xuống dưới để đọc tiếp. Khi có 1 chổ nào đó khó hiểu lại phải cuộn ngược lên trên để xem lại, phải đọc tới đọc lui rất nhiều lần.

Những mail như vậy là mail khó nắm bắt được nội dung chính và gây khó hiểu việc phải cuộn lên cuộn xuống để xem lại nội dung, không những gây ra sự khó chịu, bực bội cho người đọc mà nó còn dễ gây ra hiểu nhầm cho người đọc, thậm chí có người không thể nào tiếp tục đọc trên máy tính mà phải in ra để xem cho dễ xác nhận thông tin.

Để viết được mail dễ đọc dễ hiểu dù chỉ đọc 1 lần, hãy tuân thủ cấu trúc : tiêu đề, chào hỏi, tự giới thiệu, bối cảnh (mô tả vấn đề sẽ nói), chi tiết, chào kết thúc, chữ ký. Hơn nữa, việc tuân thủ cấu trúc chuẩn này giúp cho tránh việc sa đề và giúp cho viết mail được trơn chu hơn.

Khi viết mail tiếng Nhật, hãy lưu ý cẩn thận cấu trúc trên để xem đối phương có thể hiểu được vấn đề ngay trong lần đọc đầu tiên hay không.

Khi cảm thấy bối rối hãy tham khảo cách nói chuyện bằng điện thoại

Khi viết mail nếu cảm thấy bối rối, chúng ta hoàn toàn có thể tham khảo cách nói chuyện qua điện thoại.

Dưới đây là 1 đoạn nói chuyện, truyền tải vấn đề đến đối phương qua điện thoại thường gặp.

Ví dụ khi nói chuyện điện thoại để thay đổi thời gian cuộc hẹn

いつも大変(たいへん)お世話(せわ)になっております。○○の××と申(もう)します。
本日(ほんじつ)は、来週(らいしゅう)の打(う)ち合(あ)わせ時間(じかん)についてご連絡(れんらく)をいたしました。



誠(まこと)に急(きゅう)なお願(ねが)いではございますが、急(きゅう)な出張(しゅっちょう)が入(はい)ってしまったため、アポイント(あぽいんと)を1(１)時間(じかん)ほど前倒(まえだお)していただけませんでしょうか？お手数(てすう)ですが、ご調整(ちょうせい)よろしくお願(ねが)いいたします。

Cấu trúc của nội dung cuộc điện thoại và mail là như nhau

Khi nhìn vào nội dung của cuộc điện thoại này bạn có nhận ra gì không? Đúng vậy, nội dung của mail sẽ gần giống với nội dung của cuộc gọi. Khi gọi điện thì chúng ta sẽ chờ cho đến khi người nghe xuất hiện mới bắt đầu nói nên tiêu đề (hay nói cách khác là việc gọi tên người nghe), trong phần lớn trường hợp sẽ được lượt bỏ. Ngoài ra, phần chữ ký cũng không có. còn lại thì các nội dung khác hoàn toàn tương tự.

Phần tự giới thiệu

Tự giới thiệu giúp đối phương hiểu được bạn là ai, bạn đến từ đâu? từ đó, người nghe sẽ dễ dàng tiếp cận được câu chuyện của bạn hơn.

Thực tế, cũng có nhiều người trong điện thoại không hề có tự giới thiệu mà sẽ bắt đầu câu chuyện luôn 1 cách sổ sàng. Thí dụ họ sẽ nói 「今度の会議の件だけど、日程変更を・・・」, tuy nhiên điều này nhiều khả năng sẽ khiến đối phương khó chịu vì không biết bạn là ai.

Không giới thiệu gì về mình mà đi thẳng vào vấn đề luôn sẽ khiến đối phương có ấn tượng không tốt về bạn. Chúng ta hãy tránh vấn đề này.

Phần chào hỏi

Thực tế sẽ có người không chào hỏi mà đi thẳng vào vấn đề luôn ví dụ họ nói: 「○○だけど、××の件どうなっている？」. Tuy nhiên, nếu là trong mối quan hệ thân thiết thì không sao, còn trong công việc sẽ dễ dẫn đến sự khó chịu cho đối phương. chúng ta nên sử dụng 「○○です。お疲れ様です。××の件ですが～～」thì sẽ an toàn hơn.

Việc chào hỏi cũng là thể hiện 1 ý chí tôn trọng đối phương nên chúng ta hãy cố gắng chào hỏi trong mail tốt nhất có thể.

Truyền đạt vấn đề trước khi phát sinh vấn đề hiện tại

Trong khi giao tiếp nhiều người cũng thường đi thẳng vào vấn đề đang gặp phải, khiến đối phương bị lúng túng trước khi hiểu được vấn đề bạn đang muốn nói. vấn đề đầu tiên bạn truyền đạt không phải là vấn đề hiện tại mà là bối cảnh trước đó để người nghe dễ hiểu hơn. ví dụ như bạn nên nói 「私は今から～～について話します」, điều nay giúp cho đối phương hiểu được bạn sắp nói về vấn đề gì, giúp họ dễ nắm được câu chuyện hơn.

Trong khi viết mail cũng tương tự, khi bạn thêm 「～～の件でご連絡いたしました」vào sẽ giúp đối phương ngầm hiểu bạn sắp nói về vấn đề đó, giúp cho nội dung mail dễ hiểu hơn rất nhiều.

Like facebook Thư viện tiếng Nhật để cập nhật bài viết mới